Kennisbank
Antwoorden op veel gestelde vragen
Ik ontvang van ouders een verzoek tot inzage, wat moet ik doen?
Behandel het verzoek zorgvuldig en in overleg met je leidinggevende en maak afspraken over wie wat doet (bijvoorbeeld de communicatie richting betrokkenen). Het advies is om ook de Privacy Officer en/of de FG bij de afwikkeling van het verzoek te betrekken, zij kunnen op basis van hun ervaring en kennis helpen.
Juiste persoon
Controleer of het verzoek van de juiste persoon komt. Totdat de leerling 16 jaar is, heeft alleen de wettelijk vertegenwoordiger (ouder met gezag of voogd) recht op inzage.
Verzoek specifiek maken
Laat het verzoek specificeren: Wat wil de ouder precies zien? Maar let op: desgevraagd heeft de ouder recht op alle informatie die de school over de leerling heeft. Ook mag de ouder meer informatie vragen over de gegevensverwerking, zoals het doel ervan. Als dit speelt, neem dan altijd contact op met de privacy officer (privacy@cpow.nl); deze kan hierbij helpen.
Termijn
Neem de tijd om goed aan het verzoek te kunnen voldoen, dit hoeft niet ‘op stel en sprong’. Je hebt maximaal een maand om aan het verzoek te voldoen. Informeer de ouder binnen welk termijn een reactie kan worden verwacht.
Begeleidende brief
Verzamel de gevraagde gegevens. Het heeft de voorkeur om de ouders persoonlijk een ‘hard-copy’ te overhandigen. Meekijken op het scherm wordt afgeraden om een datalek te voorkomen. Check of er in het dossier geen gegevens staan van andere leerlingen (en maak deze dan onleesbaar). Maak in tweevoud een begeleidende brief waarin staat opgesomd welke stukken worden overhandigd en laat de ouders voor ontvangst tekenen, zodat er later geen onduidelijkheid kan ontstaan over wat er wel en niet is gedeeld.
Vastleggen
Zorg dat het verzoek goed wordt geregistreerd (bijvoorbeeld in het leerlingdossier met daarbij een scan van de ondertekende brief).
Juiste persoon
Controleer of het verzoek van de juiste persoon komt. Totdat de leerling 16 jaar is, heeft alleen de wettelijk vertegenwoordiger (ouder met gezag of voogd) recht op inzage.
Verzoek specifiek maken
Laat het verzoek specificeren: Wat wil de ouder precies zien? Maar let op: desgevraagd heeft de ouder recht op alle informatie die de school over de leerling heeft. Ook mag de ouder meer informatie vragen over de gegevensverwerking, zoals het doel ervan. Als dit speelt, neem dan altijd contact op met de privacy officer (privacy@cpow.nl); deze kan hierbij helpen.
Termijn
Neem de tijd om goed aan het verzoek te kunnen voldoen, dit hoeft niet ‘op stel en sprong’. Je hebt maximaal een maand om aan het verzoek te voldoen. Informeer de ouder binnen welk termijn een reactie kan worden verwacht.
Begeleidende brief
Verzamel de gevraagde gegevens. Het heeft de voorkeur om de ouders persoonlijk een ‘hard-copy’ te overhandigen. Meekijken op het scherm wordt afgeraden om een datalek te voorkomen. Check of er in het dossier geen gegevens staan van andere leerlingen (en maak deze dan onleesbaar). Maak in tweevoud een begeleidende brief waarin staat opgesomd welke stukken worden overhandigd en laat de ouders voor ontvangst tekenen, zodat er later geen onduidelijkheid kan ontstaan over wat er wel en niet is gedeeld.
Vastleggen
Zorg dat het verzoek goed wordt geregistreerd (bijvoorbeeld in het leerlingdossier met daarbij een scan van de ondertekende brief).